Un registro MARC es un registro catalográfico legible por máquina (Machine Readable Cataloguin) en donde máquina se refiera a una computadora que puede leer interpretar los datos contenidos en un registro catalográfico que serían los datos contenidos en una ficha catalográfica.
Para que una computadora pueda crear un registro del catálogo no es suficiente con registrar toda la información de las fichas, el formato MARC maneja una guía de claves codificadas con el cual la computadora interpreta la información de un registro catalográfico. El espacio designado para cada uno de estos elementos de información bibliográfica se denomina: campo. Los registros, en forma de archivos sencillos de computadora, pueden contener un número fijo de campos y cada campo un número fijo de caracteres, sin embargo, para facilitar la adecuada catalogación de los libros y otros materiales de la biblioteca, es necesario que una estructura óptima de los archivos permita que los registros contengan un número ilimitado de campos y que los campos tengan una longitud también ilimitada.
El formato MARC cuenta con una tabla de contenido que se ajusta a una norma predefinida por lo tanto la computadora debe tener debe contar con los elementos para leer los registros. Estas normas preestablecidas ayudan a que muchas bibliotecas trabajen en conjunto y puedan compartir su información, de otro modo se aislarían manejando otra sistema de registro y du difusión sería más complicada. La aplicación de las normas MARC permite a las bibliotecas utilizar sistemas comerciales de automatización de bibliotecas para administrar sus operaciones.
a) Los campos se marcan mediante etiquetas: El formato MARC consiste en marcar los campos mediante etiquetas que constan de tres dígitos, por ejemplo:
Etiqueta 010: Que marca al Número de Control de la Biblioteca del Congreso.
b) Algunos campos son definidos con mayor detalle mediante indicadores: De las dos posiciones de caracteres que le siguen a cada etiqueta (con excepción de los campos 001 al 009), una o ambas pueden estar ocupadas por indicadores. En algunos campos se utiliza únicamente la primera o la segunda posición; en otros campos se usan las dos, y en algunos como el 020 y el 300 no se usa ninguna. Cada indicador puede tener un número del 1 al 9.
c) Los subcampos se marcan mediante códigos de subcampos y delimitadores: Los subcampos por lo general son una letra minúscula precedida por un delimitador. Los delimitadores son signos por ejemplo ($) (#).
d) La denominación designadores de contenido se usan para referirse en conjunto a las etiquetas, los indicadores y los códigos de subcampos.
e) Algunas reglas generales: Las etiquetas se dividen en centenas, los puntos de acceso son parte esencial del registro bibliográfico, en los campos sujetos al control de autoridades se aplica una construcción paralela de etiquetas.
f) Información unívoca que aparece al inicio de un registro MARC: Cabecera, directorio, campo 008.
El formato MARC surge a partir de la invención de la computadora y es un sistema que facilitó todos los procesos a los bibliotecarios, no había razón para que cientos de catalogadores tuvieran que compilar registros casi idénticos para los mismos materiales, cuando un solo catalogador podía crear un registro y compartirlo.
Gracias a esto las bibliotecas pudieron compartir los registros de catalogación legible por máquina, contaran o no con catálogo en línea. Las universidades con grandes presupuestos para sus bibliotecas se unieron a organismos bibliográficos tales como OCLC, WLN, RLIN y A-G Canadá. Mediante una cuota periódica más los gastos de comunicaciones sus departamentos de servicios técnicos iniciaron operaciones en línea con el apoyo de los poderosos sistemas de computación de los organismos bibliográficos. Estas negociaciones conjuntas permitieron que las bibliotecas utilizaran y compartieran registros MARC.
A pesar de que la Biblioteca del Congreso creó el formato MARC, no es la única responsable de realizar cambios y revisiones de manera unilateral ya que estos son hechos por dos grupos responsables que son MARBI y el Comité consultivo MARC. MARBI pertenece a la ALA la cual procura garantizar que todo tipo de experiencia y pericia estén representadas en MARBI.
MARBI y el Comité Consultivo MARC, en colaboración cercana con los distribuidores de datos bibliográficos y de sistemas de automatización de bibliotecas, hicieron diversas propuestas que dieron como resultado cambios y adiciones al formato MARC 21 que permiten especificar en forma completa la transferencia de registros en disquete.
Para concluir podemos mencionar que el formato MARC en un importante avance para la bibliotecología que facilita la labor de ordenamiento, actualización y difusión de las bibliotecas y que además es fácil de manejar poniendo como ejemplo los cuadros de la actividad 1 que nos muestran claramente como los campos y subcampos así como divisiones y subdivisiones se simplifican.
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