La descripción bibliográfica así como la ficha catalografica son dos elementos fundamentales en las bibliotecas, debido a que ayudan a un control estricto del acervo bibliográfico y de la información que se encuentra dentro de estas instituciones. Es por este motivo que es de suma importancia conocer a detalle cada uno de estos procedimientos con sus respectivas indicaciones para las cuales existen normas ya establecidas y así tener un exitoso control de la información para así hacer mas fácil el acceso tanto del bibliotecario como del usuario.
La descripción bibliográfica identifica, transcribe y describe, los datos bibliográficos de todo tipo de documento, establece las características significativas de un ítem, distinguiéndolo de otro y así describir su alcance. Lo anterior no se realiza simultáneamente ni de una forma sencilla, sino en base a conocimientos técnicos de principios y normas internacionales además de características de cada uno de los documentos que deseamos transcribir, pudiendo así distinguir entre varios tipos de documentos que parecen similares y poder realizar una descripción única de cada documento basándonos en las reglas internacionales como la ISBD y el formato MARC.
El primer componente de la descripción bibliográfica es la identificación del ítem en la cual distinguiremos el tipo de documento a describir, debido a que con el tiempo y el cambio en las necesidades del usuario, también los tipos de documento han sufrido una evolución en donde en la actualidad, el libro solo es una de ellas. Para la identificación del ítem debemos distinguir entre un documento impreso (libros, publicaciones periódicas, etc.), documentos gráficos (cartas y planos, imágenes fijas, fotografías, entre otros), documentos sonoros (grabaciones textuales, audios, casetes, discos compactos, etc.), documentos audiovisuales (imágenes animadas, videos, películas, entre otros) y por ultimo los documentos electrónicos (CD ROM, bases de datos, etc.).
Cada tipo de documento tiene sus cualidades, propiedades, características físicas e intelectuales que se deberán conocer para poder describirlas porque de ahí se deriva el nivel de descripción bibliográfica que se realizara y este nivel debe concordar con las necesidades de la comunidad de usuarios. Todos los documentos están constituidos por los elementos materiales (sustancias o materias por el que esta constituido), elementos gráficos (signos escritos sobre la materia) y elementos intelectuales (esencia o contenido que nos desean transmitir los autores o creadores de la obra).
Todos los documentos cuentan con partes que las constituyen y que debemos conocer para poder diferenciarlas, estas partes son: La cubierta o empaque (es una cubierta de papel, cartulina o piel, que cubre los volúmenes encuadernados y que también se conoce como pasta), la portada o etiqueta (es la primer pagina de un libro o impresión que se tiene en los dispositivos electrónicos, donde aparece el nombre del autor, en su caso traductor, interprete, titulo, pie de imprenta), paginas preliminares o introductorias (es en donde el autor expone ampliamente el asunto que trata su obra), reverso de la portada (se encuentran elementos complementarios para la descripción como son: los títulos originales, los traductores, el ISBN y el ISSN y la catalogación en la publicación CIP), colofón (párrafo que va al final del libro en donde se indica el nombre del impresor, el lugar y fecha de impresión), material complementario (es un folleto u hojas complementarias que se incluyen en el estuche de la obra publicada en donde se describe como se emplea el documento, los derechos de la obra y los equipos para accionar el disco, casete, grabación, etc.)
Cada tipo de documento debe ser analizado independientemente y poner atención en las características y problemas frecuentes que se pueden encontrar esto son: la definición de los documentos, identificación, gradualidad o extensión de la unidad bibliográfica, selección y claves de búsqueda y localización y accesibilidad.
La descripción del ítem consiste en representar todos los datos del documento en una forma simple y segura para lograr una especificación única de cada ítem.
Para realizar la descripción bibliográfica es necesario identificar tres normas internacionales, la primera de ellas son Las reglas de catalogación angloamericanas RCA2 que son el código de catalogación que consolida los esfuerzos realizados por bibliotecarios anglosajones por crear una serie de principios uniformes para la descripción bibliográfica y la creación de catálogos.
Estas reglas están diseñadas para la creación de catálogos y otras listas de las bibliotecas generales de cualquier tamaño. La parte I se refiere a las instrucciones relativas a la información que describe el ítem que se cataloga y la parte II trata de la determinación y establecimiento de los encabezamientos bajo los cuales la información descriptiva se presenta a los usuarios de catálogos.
La segunda de estas normas es La descripción bibliográfica internacional normalizada ISBD, que surge a raíz de una resolución de la reunión internacional de expertos en catalogación en 1969, para que estableciera una normalización en la forma y contenido de la descripción bibliográfica. Por lo anterior las ISBD nos proporciona especificaciones para una catalogación descriptiva compatible en el ámbito mundial, con objeto de facilitar el intercambio internacional de registros bibliográficos entre las agencias bibliográficas nacionales y la comunidad internacional bibliotecaria y de información.
Las ISBD tienen tres partes importantes: El área, que es una sección de la descripción bibliográfica que comprende datos de una categoría o conjunto de categorías; la segunda son los elementos, que son palabras o frases o grupo de caracteres que representa una unidad de descripción bibliográfica diferenciada, y por ultimo la puntuación prescrita, que facilita a la agencia bibliográfica encerrar y distinguir la información de cada elemento.
La tercera norma es El formato MARC, revoluciono los procesos técnicos de las bibliotecas automatizando la información, pudiéndose leer en maquina, es decir, a través de una computadora, este registro debe incluir: el asiento principal, la descripción del ítem, encabezamientos de materia, asientos secundarios y clasificación o signatura topográfica.
Sus componentes son: los campos (cada registro bibliográfico se divide en unidades lógicas que se subdividen en uno o varios subcampos representados por etiquetas de tres números o letras), Las etiquetas (cada campo esta asociado a tres dígitos llamado etiqueta que contiene información acerca del registro, tal como extensión o estatus, el tipo y clase, entre otros datos mas.).
Los registros que utilizan el formato MARC se preparan de acuerdo con la ISO 2709.1996 y sus componentes son: Líder (es el primer campo de registro y se compone de una extensión fija de 24 caracteres los cuales contiene información acerca del registro), directorio (enlista las etiquetas, la extensión de los campos y el inicio y fin de cada posición), campos fijos (aquí se registran datos que por su naturaleza son fijos en cuanto a su extensión o pueden simbolizarse con códigos de extensión fija), campos variables (datos bibliográficos codificados en cada una de las etiquetas del formato).
En cuanto a la descripción bibliográfica, el último elemento es la transcripción bibliográfica que nos permite registrar todos los datos extraídos de los documentos de acuerdo con las normas internacionales. El producto final de la descripción bibliográfica es el registro bibliográfico y su elaboración completa depende de: las prioridades de la biblioteca, la importancia de la obra dentro de la colección, los valores relativos de la obra, los volúmenes que están por llegar, las habilidades y experiencia de los catalogadores para procesar los documentos y las necesidades de los usuarios.
El registro bibliográfico se puede realizar en dos formatos: la ficha bibliográfica o catalografica en la que se incluyen las siguientes áreas:
• Área del titulo y mención de responsabilidad: Titulo propiamente dicho, Subtitulo u otra información sobre el titulo, titulo alternativo o titulo complementario, Titulo ambiguo o titulo complejo o enigmático, titulo cambiado o titulo alterado, titulo de la pasta o la cubierta, titulo de encuadernación, falso titulo o titulo bastardo, titulo usado como encabezamiento o titulo de partida y el titulillo o titulo corriente. Mención de responsabilidad: mención del autor (el nombre del autor personal o corporativo.-en esta área de la ficha se han de mencionar el nombre de los autores subsidiarios como es el nombre de los coautores, traductores ilustradores, etc.), coautor, colaborador, traductor, ilustrador.
• Área de la mención de edición y responsabilidad relacionada con la edición: edición (que es el numero de ejemplares de una obra impreso de una sola vez sobre las mismas planchas y al mismo tiempo), edición facsimilar (reproducción fiel y exacta de una edición anterior) edición revisada y aumentada (edición con cambios por una revisión), edición compendiada o abreviada (también llamada epitome, reproduce solo fragmentos de una obra), adaptación (es la edición en donde el texto aparece refundido o acomodado para un cierto tipo de lector), edición ilustrada (es la que contiene grabados o laminas de consideración que la distinguen) a menudo el nombre del editor literario va a continuación, como mención de responsabilidad relacionada con la edición, en caso de que las ediciones anteriores hayan tenido diferentes editores.
• Área de publicación, distribución, etc.: La tercera área corresponde al pie de imprenta y la constituyen el lugar de publicación, editor financiero, año de publicación y el año del copyright o del registro de la propiedad.
• Área de la descripción física: Esta área esta formada por la descripción física y en ella encontramos la paginación o foliatura, las ilustraciones (frontispicio, retratos, diagramas, laminas, mapas, planos facsímiles, tablas, graficas y tamaño o formato.
• Área de mención de serie: es el titulo colectivo que aparece en la parte superior de la portada, en la contraportada o anteportada, o en la cubierta y sirve para designar un conjunto de volúmenes, publicados sucesivamente por el editor y hechos con un estilo uniforme.
• Área de las notas: En esta área se pueden introducir notas que le pueden ser de ayuda al usuario del catalogo puesto que en ellas le proporciona mayor información sobre el libro en cuanto a su historia bibliográfica, su contenido, rasgos importantes y peculiaridades especiales.
• Área de ISBN: (internacional standard book number) que es el numero normalizado internacional del libro, en caso de que el país en que fue publicado ya este incorporado a este sistema que permite un control preciso de todo libro que se publica.
La otra forma de realizar una ficha bibliográfica es mediante el formato MARC, el cual deberá contener los campos fijos y variables de acuerdo con el documento. Su elaboración es más compleja que el de las tarjetas. El registro bibliográfico electrónico conjunta las tres normas internacionales, RCA2, ISBD y MARC y es un formato legible por una maquina que permite almacenar en unas bases de datos las descriptivos de cada documento para posteriormente ser recuperados en un catalogo en línea. En resumen la ficha bibliográfica se realiza en tres fases que son la identificación, la segunda la descripción y la tercera es la transcripción.
Por ultimo concluimos con la convicción de la importancia de estos elementos dentro de la catalogación que son esenciales para poder administrar la información, poder realizar intercambios internacionales y tener el control y la facilidad de poder acceder a cualquier documento nacional e internacional gracias a las normas que facilitan la organización y acceso a cada uno de los documentos que se encuentran en todas las instituciones. Es por esto que para los bibliotecólogos es de suma importancia conocer y saber aplicar estas normas desde la identificación hasta la creación de fichas bibliográficas, catalografica y formato MARC para brindar la información pertinente en cualquier necesidad por parte de la comunidad de usuarios.
Fuentes: Rodríguez García Ariel A. (2004) Elementos de la descripción bibliográfica. pp.15 - 41.
En: Organización bibliográfica y documental. México: UNAM, FFYL --- Escamilla, Gloria (1987) Los elementos más importantes para elaborar la ficha catalografica pp.99 - 114. En: Interpretación catalografica de los libros. México:
UNAM.
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